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Los 3 enemigos mortales de un gran proyecto

JCSalazar - Los 3 enemigos de un gran proyecto

Nada mejor que organizar una buena parrillada con amigos un Sábado, buen sol, milagrosamente todos dieron la cuota, te acompañaron a comprar las bebidas y la chatarra y no falta el experto que se ofreció a prender el carbón, pero… ¿alguien se acordó de comprar la carne? Pidamos pizza.

Te olvidaste de cargar la batería del celular, llegaste al aeropuerto sin cédula, no hay luz en tu cumpleaños, se olvidaron de incluir el hashtag en la campaña más cara de tu vida, no te diste cuenta del tremendo árbol que tapa la valla que alquilaste por un año… y los ejemplos nunca acaban.

El diablo está en los detalles y en tu proyecto

Te has preguntado ¿por qué tus campañas, lanzamientos, propuestas, ofertas y promociones no funcionaron?, la respuesta es simple: no planificaste.

Uno de los peores males de toda organización social, -aquí no importa si se trata de que no te alcanzó el sueldo para el arriendo, o si tienes que retrasar importantes lanzamientos de productos-, es que a nadie le gusta planificar, siempre estamos «ocupados» solucionando algo que es «urgente» y que al final sabes pudiste haberlo hecho mejor.

Los detalles…. en los detalles es donde está el diablo y no hay situación más endiablada que tener que realizar proyectos con varias personas, con varias áreas y en varias ciudades… eso es el verdadero infierno.

Pero no te preocupes, existe una bendición para la humanidad y esa es la Gestión de Proyecto.

Yo la conocí en mis años de agencia, cuando nos sacábamos los ojos con los diseñadores, los creativos, el cliente y los ejecutivos de cuentas, porque nada salía a tiempo. Y nada salía a tiempo porque el Cliente no entregaba los materiales, por lo tanto los copys no tenían sentido, los diseñadores no tenían idea de que el color que habían puesto en todas las vallas era el de la competencia… y la ejecutiva lloraba en una esquina hecho bolita.

Lágrimas y dolor, hasta que rodeada en una platinada bruma y con una luz divina, bajaron del cielo (o de la bodega) una pizarra y un marcador de tiza líquida. Bastó que todos nos sentáramos media hora a hacer un listado de insumos, poner tiempos realistas, definir responsables, tomarle una foto a la idílica tabla y ponerla en un majestuoso Excel. ¡La paz se hizo en la agencia! (BTW: la ejecutiva nunca más se volvió a hacer bolita en una esquina).

Esa es la parte cool, sin embargo con el transcurso de los años he podido ubicar a tres responsables, tres malditas costumbres y hábitos que debes evitar a toda costa y que hacen que prácticamente todo proyecto pase de la planificación al tacho de basura:

1. La informalidad

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Whatsapp es una gran herramienta para organizar equipos de trabajo de manera inmediata y coordinada, pero ojo con la palabra INMEDIATA, algo que necesitas ese rato, no algo que vas a necesitar en un mes. «Envíame por whatsapp», es una de las frases que más daño le hacen a tu proyecto, ya que no solamente no queda constancia de nada, sino que basta con que te roben el celular para que esa constancia desaparezca y con eso tu empleo. Salvo que necesites algo para los próximos 5 minutos, tu mejor amigo siempre será el correo electrónico, inclusive a manera de respaldo legal, las leyes digitales reconocen a los correos como prueba y evidencia.

La memoria es frágil y cuando necesites hacer un inventario de los insumos que tienes o que te hacen falta, siempre será más fácil realizar una búsqueda rápida y descubrir cosas que muchas veces ni sabías que te habían enviado.

2. Los multitasking

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Si me dieran un dólar por cada vez que alguien me dice que es multitasking… el multitasking en las organizaciones se traduce en «hago mal muchas cosas al mismo tiempo». Créanme, es muy difícil hacer que cuadre tu balance mensual, mientras chateas con tu novia y revisas 10 diseños diferentes de camisas para los modelos.

Si, lo sé, es casi imposible hacer todo lo que tienes que hacer en 8 horas laborables, es por eso que muchos trabajamos hasta 14 horas diarias en un proyecto, por eso hay algo que debes aprender (no solamente en la oficina, sino en la vida), es a decir: NO.

¡INCONCEBIBLE! ¿cómo puedes atreverte a decirle a tu jefe, a tus compañeros de trabajo, a tus amigos: NO? ¡Habráse visto tal ineficiencia en la administración moderna!

Lo cierto es que decir NO, es de valientes, de gente que conoce su capacidad y la capacidad del resto. Si sabes que la Empresa no está en capacidad de sacar un producto en 1 mes, así resucites al mismísimo Steve Jobs, ten el coraje de decirlo y defenderlo, porque no hay peor vergüenza que la mediocridad.

Por el contrario, si sabes que puedes hacerlo, dedica todo el tiempo, recursos y esfuerzos de tu equipo a esa tarea como si tu vida dependiera de eso y saca adelante tus productos y campañas, UNA A LA VEZ.

3. El ‘no tengo tiempo’

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¿Has visto esa gente que te cuenta que hace kickboxing, ayuda a una fundación, esta estudiando una maestría, acaba de ser ascendida y tiene 4 hijos y un perro, cuando tu no sabes ni cuando expiró el cartón de leche que te estás tomando?

No, esa gente no tiene días de 36 horas. Esa gente puede hacer todo eso, porque supo hacer bien dos cosas: delegar y desconectarse.

Cuando haces gestión de proyecto, sabes que si tu campaña debe salir en un mes, tu equipo debe saber lo que, como y cuando tiene que hacer para que esa compleja casa de cartas que son los proyectos, se materialice en algo exitoso. Ellos necesitan que les digas que hacer, para eso les pagas y por eso te pagan; delegar permite que todos los engranajes se muevan y que ese molesto «no tengo tiempo», se transforme en «estoy por sacar mi primer libro». Recuerda: delega y desconéctate.

Conclusiones

Dicho esto, reza una frase que me encanta: Si fallas en planificar, has planificado fallar.

Las reuniones son aburridas, hacer tráfico es una lata, el seguimiento es la manera más rápida de ganarse una gastritis, pero no todo tiene que ser así. Cuando planificas bien, administras el recurso más valioso que tiene la vida, porque nadie ni con todo el oro del mundo lo puede comprar: EL TIEMPO.


Mis herramientas preferidas de planificación que te recomendiendo:

  • Fastrack Schedule: planificación con diagramas, responsables, tiempos y costos.
  • Basecamp: gestión de proyectos colaborativa y en línea.
  • Evernote: crear y compartir notas e ideas (texto, video y voz).
  • Google Docs, Google Drive y Gmail: compartir documentos, fotos, presentaciones y editarlas en grupo.
  • Dropbox: repositorio de todo tipo de archivos al que puede acceder tu equipo desde cualquier lugar.

Publicado por JCSalazar

Especialista en Marketing Technology. Combino el Marketing Digital, Big Data y la Comunicación Estratégica para impulsar la Transformación Digital de las Empresas. CEO y Co-fundador de ENGAGE | Agencia de Comunicación y Marketing Digital (engage.ec)